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Another year is over…

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Todo ano é mesma coisa né?

A gente corre, corre, acha que vai dar tempo pra tudo e quando percebe, já escuta aquele HO HO HO… e o Natal chegou!  Com ele, chegam as férias coletivas para muitos e você vê que não conseguiu falar nem com a metade das pessoas que você gostaria de falar!

2013 foi um bom ano. Muitos cursos do English for Secretaries , eventos incríveis e novos na nossa área, um ENESEC pra deixar saudades tanto no lado profissional como pela oportunidade de conhecer Belém e suas atrações turísticas como também pelas amizades feitas por lá e pra fechar com chave de ouro um COINS com muito networking e aprendizado e o lançamento do livro Excelência no Secretariado, do qual sou uma das co-autoras.

Eu continuo trabalhando, mas desde já fica por aqui, o meu THANK YOU a todos vocês, participantes dos cursos, parceiros de eventos e hotéis, enfim, amigos que nos acompanham nesta jornada e compartilham nossas vitórias.

MERRY XMAS AND HAPPY NEW YEAR! 🙂

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Happy Easter!

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Hello everybody!

Ao que parece, nosso site foi hackeado…Não há explicação para um erro de programação acontecer e simplesmente sumir tudo e dar erro numa linha específica. O UOL disse que podia resolver, agora não pode mais, mas já estamos vendo isso e por enquanto, ficamos aqui pelo blog.

Mas, o importante é lembrar que estamos na Páscoa e isso representa renascimento e tudo será resolvido logo!

Have a wonderful Easter!!

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Multiples Bosses

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I´m a lucky girl… I have one boss, only one!

E na maioria da minha carreira como secretária foi assim.  Claro que com teamwork,  você sempre acaba ajudando outras pessoas da equipe (desde que sobre um tempo e seja pedido de boa vontade…), mas boss, um só.  Uma única vez eu tive três chefes e era uma carga de trabalho complicada, por tratar-se de uma consultoria, mas o estilo deles era tão diferente que dava pra gerenciar bem.  O mais importante é: set priorities and define expectations!

Nowadays, most of my friends have two, three or even six (can you imagine working for six people? Six bosses???) boss, like my friend Maria Isabel. Take a look at what she says:

Os tempos mudaram, os empregos diminuíram, a estrutura das empresas é totalmente diferente mas o perfil da profissional de Secretariado também mudou.  Deste modo, também somos vistos como profissionais muito mais capacidades e capazes de “aguentar o tranco”!

Uma dica que fica sempre mas principalmente neste caso é: communication! Se você tem medo de falar com seus chefes o que está acontecendo e que inclusive você está ocupada com um projeto de outro chefe, as coisas podem se complicar.  A parceria e comunicação direta é parte importante do processo!

An amazing metaphor for this situation is explained by Joanne M. Devoe CPS/CAP and an administrative assistant at the Watershed Treatment Programs Inc., in the article “Multiple Bosses” from Office Pro Maganize – IAAP:

“It’s much like being an air traffic controller who routes different planes onto different runways and determines who gets to land or take off first.”

Veja abaixo a pesquisa feita pela American Management Association em 2002 e 2004 e publicada no artigo de 2006 na revista Office Pro:

Em 2011, de acordo com pesquisa da própria IAAP, 44% dos entrevistados assistiam de 1 a 2 executivos! As you can see, it has changed A LOT!

I don´t have any data on this subject in Brazil, but what is your experience?  How many executives do you support (pay attention to the vocabulary:  do not use “attend”! this is a false friend.  You SUPPORT executives) ?  Do you also support their teams?  How do you feel about it? How do you manage your time?  Let´s share some ideas!

Como você pode aproveitar melhor este post:

– pensando sobre seu próprio desenvolvimento profissional; – se você quiser receber o artigo completo, you know, send me an email reginarezende@englishforsecretaries.com;

– quando você ler o artigo em inglês, aproveite de dois modos: as idéias dadas por colegas de outro países, podem ser aproveitadas para seu desenvolvimento, dentro de sua realidade. E lendo um artigo em inglês, você aprenderá novas palavras, novas estruturas, etc.  Destaque o que você não sabe, anote o novo vocabulário, me envie perguntas, deixe comentários no blog, etc.  A melhor maneira de aprender é se envolver!

Rearfirmando a importância do assunto, este foi o tema mais pedido e será abordado no Encontro de Secretárias e Assistentes do Informa Group de 23 a 25 de agosto (seguidores do E4S tem desconto no evento!) conforme o texto do programa do evento: Foi-se o tempo em que secretárias e assistentes tinham a tranquilidade de assessorar apenas um executivo. Hoje as empresas apostam no compartilhamento desses profissionais, seja por redução de custos, otimização do escritório, entre outros. Será esse comportamento uma tendência nas empresas? Confira neste painel, como os profissionais estão lidando com esta prática das empresas e quais são os comportamentos adotados nesta situação.

Com exceção da Ana Paula Iliadís da IBM, que não conheço pessoalmente mas já ouvi falar sobre sua contribuição na área, conheço os outros palestrantes: Fernando Aguiar Camargo, secretário executivo, Isabel Cristina Batista, presidente do SINSESP , Dircélia Merlin dos Santos, secretária do Grupo Itapemirim e posso garantir que vai ser um ótimo bate-bola sobre esta questão tão importante para nossa profissão.

Outra fonte (em português) interessante é o post que a nossa querida secretária, professora e blogueira Karla Mustafa escreveu em seu blog sobre este mesmo assunto.  Vale ler o artigo e acompanhar o blog!

Think about it!!

In memory of Dr. Stephen R. Covey

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I had the honor to attend one of Dr. Covey´s presentations in HSM Management some years ago.  Although he was considered by many a “self-help” author, he was much more than that.  His teachings inspired many people and I tried to follow his words.

Do you know The 7 Habits of Highly Effective People?
The book first introduces the concept of Paradigm Shift and prepares the reader for a change in mindset. It helps the reader understand that there exists a different perspective, a viewpoint that maybe different from his own and asserts that two people can see the same thing and yet differ with each other. Once the reader is prepared for this, it introduces the seven habits, in a proper order.

Habit 1: Be Proactive
Take initiative in life by realizing that your decisions (and how they align with life’s principles) are the primary determining factor for effectiveness in your life. Take responsibility for your choices and the consequences that follow.

Habit 2: Begin with the End in Mind
Self-discover and clarify your deeply important character values and life goals. Envision the ideal characteristics for each of your various roles and relationships in life. Create a mission statement.

Habit 3: Put First Things First
Prioritize, plan, and execute your week’s tasks based on importance rather than urgency. Evaluate whether your efforts exemplify your desired character values, propel you toward goals, and enrich the roles and relationships that were elaborated in Habit 2.

Habit 4: Think Win-Win
Genuinely strive for mutually beneficial solutions or agreements in your relationships. Value and respect people by understanding a “win” for all is ultimately a better long-term resolution than if only one person in the situation had gotten his way.

Habit 5: Seek First to Understand, Then to be Understood
Use empathic listening to be genuinely influenced by a person, which compels them to reciprocate the listening and take an open mind to being influenced by you. This creates an atmosphere of caring, respect, and positive problem solving.

Habit 6: Synergize
Combine the strengths of people through positive teamwork, so as to achieve goals no one person could have done alone. Get the best performance out of a group of people through encouraging meaningful contribution, and modeling inspirational and supportive leadership.
Habit 7: Sharpen the Saw
Balance and renew your resources, energy, and health to create a sustainable, long-term, effective lifestyle. It primarily emphasizes on exercise for physical renewal, prayer (mediation, yoga, etc.) and good reading for mental renewal. It also mentions service to the society for spiritual renewal.
To know more about Dr. Covey´s legacy: www.franklincovey.com

New Year´s Resolution???

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New Year´s Resolution?

Como se diz aqui no Brasil, “o ano só começa depois do Carnaval!”

Desde janeiro eu e uma amiga temos rido bastante com algumas mensagens de Feliz Ano Novo que recebemos na 2a. semana de janeiro, começo de fevereiro… mas acho que chegamos a uma opinião em comum: desejar Feliz Ano Novo na semana após o Carnaval PODE! LOL

And then…

Checando meus emails anteontem, vi esta mensagem:

Something my mother Karen often says is that every time it’s time to start a diet or quit drinking, we say, “I’ll begin tomorrow.” But when we want something from God, we want it now. Life doesn’t work that way. If you want something, then you have to change.

What do you have to change? That is for you to figure out. All I can tell you is that you can’t put things off until tomorrow and expect life to give you what you want today. (Yehuda Berg, Daily Kabbalah Tune Up)

Perfect, isn´t it?

So, let´s not wait until tomorrow, let´s begin the changes today.

And… what is your New Year´s Resolution?  My resolution number one is : post more often and finally, finish English for Secretaries website (me cobrem hein? lol)

And do you know what the most popular goals are?

  • Donate to the poor more often, volunteer to help others;
  • Become more environmentally responsible;
  • Improve well-being: lose weight, exercise more, eat better, drink less alcohol, quit smoking, stop bitting nails;
  • Improve finances: get out of debt, save money
  • Improve career: get a better job
  • Improve education: improve grades, get a better education, learn something new (such as a foreign language or music), study often
  • Improve self: become more organized, reduce stres, be less grumpy, manage time, be more independent, perhaps watch less television, play less sitting-down video games
  • Take a trip (or many trips … anf go to places you´ve never been!)

source: Wikipedia

I loved this list, and the missions are not so difficult to accomplish! And a good question: is English in your list?  I hope so!!  Count on me!

 

See more here: http://pittsburgh.about.com/od/holidays/tp/resolutions.htm

Super qualificados, assistentes executivos ganham salário de até R$ 10 mil

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Achei muito legal a revista Exame, no início deste mês, ter falado sobre nossa profissão.  E reparem que o link para a matéria é no feminino, e fala em “secretárias” e não “assistentes executivos”.  Com certeza, alguns dos muitos homens que já temos em nossa profissão, corretamente se pronunciou e eles mudaram o título.

Mesmo sendo uma matéria em português, mais uma vez vemos o quanto o inglês e cada vez mais uma outra língua estrangeira é importante para ocuparmos bons cargos em nossa área.  Don´t waste time!  You must speak English!

Check it out

Formação superior e conhecimento de dois idiomas estrangeiros são alguns dos requisitos para essa profissão

> http://exame.abril.com.br/carreira/noticias/super-qualificadas-secretarias-executivas-ganham-salario-de-ate-r-10-mil?utm_source=twitterfeed&utm_medium=twitter